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施工企业信息化与知识管理


摘 要:随着我国市场经济的不断发展,尤其加入WTO后,发达国家实力雄厚的建筑公司已纷纷获得中国建筑市场的准入资格,传统建筑行业的竞争越来越激烈,施工企业要想在激烈的竞争中求得生存和发展必须不断提高自己的核心竞争力,信息化则是提高施工企业核心竞争能力的重要方面。本文从施工企业信息化的现状出发,结合知识管理阐述了信息化建设的方法和要点
  关键词:施工企业 信息化 知识管理
 
  随着我国市场经济的深入发展,传统建筑业的竞争越来越激烈,尤其加入WTO后,日韩、欧美等发达国家的建筑企业纷纷把目光转移到了中国这个巨大的建筑市场。据日韩两国业界对中国建设市场的调查资料显示,中国
目前的建设市场规模在世界上仅次于美国和日本,居全球第三位 。2004年9月中国政府出台规定,承认外国建设工程公司在其本国所取得的建设施工资格和成绩及其技术人员的资格。目前已有日韩美等国家的多家企业获得了中国建设市场的准入资格。中外企业、外国企业之间在中国建筑市场上的激烈竞争已迫在眉睫。国内的施工企业要想在激烈的竞争环境中保持竞争优势,必须不断提高自身的核心竞争力。加强知识管理的信息化建设则是提高企业核心竞争力的有效途径。

  一、施工企业信息化现状
  (一)施工企业信息化的外部环境
  经过近二十年的发展,我国的信息化建设已经有了一定的发展。专业领域有建设部的“中国工程建设和建筑业信息网”,各省市建设行政主管部门设立的地方管理网站,“中国建筑资讯网”等专业的建筑网站。各级建设行政主管部门的行政管理信息化,如北京市建委建筑业管理处的网上资质管理系统、招投标信息的发布系统等。根据建设部《2003—2008年全国建筑业信息化发展规划纲要》的要求,至2008年,要建立建筑材料与设备信息库、工程造价信息库、施工法信息库、建筑新技术、新工艺、新产品信息库等信息资源数据库,建立建筑市场综合监管和企业信用档案等信息系统等。在公共资源领域,如工商、税务等部门已在国家信息化“三金”工程的平台下实现了年检、报税等网上办公。以上建筑业信息化基础建设和
电子政务建设的不断完善将为施工企业的信息化提供一个较为良好的外部环境。
  (二) 施工企业信息化的施行状况
  目前国内施工企业信息化的进程参差不齐。一些大型企业已设立了自己的网站或网页,能利用
计算机技术进行各项计算作业和辅助管理工作,如办公自动化系统、招投标系统、设计计算系统、项目管理系统等,初步实现了企业的信息化管理。但多数施工企业的信息化程度还比较低,很大一部分工作还依靠手工,信息基础平台不健全,应用专业软件的范围较窄,主要集中在财务、预算软件上,且以单机版为主,没能实现信息资源的共享和自动传递。还有一些企业由于基层的管理还较为混乱,对工程施工中的各种成本浪费和不正当行为尚缺乏有效的管理措施,使得专业软件很难发挥作用,出现软件用了没效果,或是软件有人买没人用的局面。一些人尤其是企业的领导者对信息化没有给与充分的重视,或者认为配置了电脑等软硬件设施就是信息化的理解误区都是这些企业中存在的较为普遍的现象。

  二、施工企业的信息化建设
  (一)信息化建设的基础措施
  信息化建设的第一层次是信息
网络平台的建立,实行办公自动化。调查显示,传统建设工程项目中2/3的问题与信息交流有关;建设项目中10% 到 33% 的成本增加与信息交流问题有关;在大型工程项目中,因信息交流问题而导致的工程变更和错误约占工程总成本的3%到 5% 。可见信息交流对企业的重要性。借助于信息网络平台,可以实现企业内信息的共享和及时的上传下达,使信息流通方便快捷。同时,建立以企业本部为核心的网络与通信系统,为项目部提供全方位的信息服务。通过企业及时通讯工具,如MSN、E-mail等的应用,方便企业内部员工之间的及时沟通。通过应用Visual Meeting多媒体工具使总经理坐在办公室里就可以组织会议,视频信息通过宽带网络传达到各个项目部的终端,不但详细地记录了会议的过程,而且还可以回顾会议中的重要信息,解决了企业异地施工项目信息的及时传递和存储问题,实现了高效率的网络协同工作。另一方面,建立企业的网上对外窗口,可以及时完成企业和工商、税务、社保、业主、监理、分包等之间的资料传输,既节约了成本,也提高了企业的对外运转效率。同时,也要建立一个较为完整的集防入侵、防病毒、传输加密、认证和访问控制于一体的,包括有较完备安全制度的,动态的信息系统安全体系。
  (二)管理信息系统的建立
  信息化建设的第二个层次是管理信息系统的建立。管理信息系统是一个一体化系统或集成系统,它进行的信息管理是从总体出发,全面考虑,保证各种职能部门共享数据,减少数据的冗余度,保证数据的兼容性和一致性。信息依靠管理系统实现收集、
分析、应用、共享,只有集中统一化,才能成为企业的可用资源。管理信息系统不只是计算机的应用,关键是要有各类管理软件组成的子系统的支持。如以财务管理、经营计划、人力资源、客户关系管理等为核心的经营管理信息系统,以计划进度控制,估算与费用控制,采购管理和材料控制,质量控制,费用、进度综合监测,设计管理,采购管理,施工管理,合同管理,项目财务管理,项目电子文档管理系统,项目管理信息协同平台等为核心的综合项目管理系统以及提高方案优化和工程设计水平,提高设计信息共享与复用性的工程设计集成化系统。从而实现整个企业层面和项目层面管理的规范化、标准化、系统化,提高施工企业在市场上的竞争力。


  (三)信息化建设中的知识管理
  信息化建设的第三个层次是基于信息技术的知识、技术等资源的扩散和创新。当前的
企业信息化已经不只是信息基础设施的建设和信息技术的应用,企业要获得持久的竞争力,必须具有将信息所带来的短暂竞争优势转化成持久竞争优势的能力,必须拥有捕捉信息价值的能力,这种能力的获得来源于企业信息化的深层次发展,即企业的知识化,企业以信息技术为基础,以知识管理为手段的知识、技术等资源的扩散和创新。知识管理并不是简单的对知识的收集、整理和传播,而是利用组织智力或知识资产创造价值的过程,具体可以分为以下几个方面:
  1. 显性知识的透明化
  一般来讲,企业的知识分为显性知识和隐性知识两类。显性知识包括企业的各种规章、工作流程、商业计划、工程项目管理相关的基础知识等等。显性知识一般能通过
计算机进行整理、归档和储存。通过采用编码和分类技术,利用信息网络,使之非常容易被检索和查阅。企业中的每个人都可以及时地获知企业中最新的知识变更,如规章制度的修订、企业重要事件的发生、工程项目管理新理论和新方法等。对于企业的新员工,通过网络平台可以迅速地了解企业的规章制度,很快就可以熟悉环境,融入到企业的文化中来。
  2. 隐性知识的共享化
  隐性知识侧重于企业及员工在工作中积累的一些方法和经验,主要储存在人们的大脑里。对隐性知识的识别和共享是知识管理的一个难点。在传统的施工企业中,很多缺乏经验的项目管理人员依然是在实践的失败中积累自己的经验,给工程项目带来损失的同时,也阻碍了本人的发展速度。对此,企业可以通过人员间的交流,辅之以定期的培训,由经验丰富的项目经理,将工作中的知识积累制作成文档或者PPT,通过培训传授给其他人员。也可以通过MSN,Chatting Room等即时通讯工具,使各项目部及公司总部员工之间在遇到疑难
问题时及时沟通,使员工围绕这些主题进行讨论,群策群力,帮助找到一个较为满意的解决办法,可以节约盲目施工带来的诸多损失。同时,企业应注意将各种途径表现出来有价值的隐性知识及时归纳总结,编成案例库或流程规范等,从而将隐性知识转化成显性知识,供公司及其他项目部参考借鉴。
  3. 知识创新的持久化
  对于我们所处的这样一个快速发展的
时代,任何依赖于固有技术和知识的竞争优势都是短暂的。为了不让竞争优势随着原有知识价值的贬值而消逝,企业应当拥有对知识持久创新的能力。知识创新不是单纯的依靠知识管理工具来提供,更多的是要依靠企业员工的创造性发挥,依靠的是有创新精神的人,因此知识创新的关键在于激发企业的创造力,将创新精神融入到企业文化之中,使员工将创新作为一种对工作精益求精的追求,这也是构筑企业竞争优势的核心源泉。要达到对员工的激励目的,必须具有相应的奖惩机制。企业可以通过一些容易量化的指标,如员工在系统平台中对其他员工提出问题的解决方案提供数目和质量、对知识共享平台建设的合理化建议数目、将新理论、新工具应用于实践的成功案例等对员工的创新情况进行考核,结合相应的激励措施来增强企业员工在工作中相互帮助和交流知识经验的积极性,增强企业员工积极的知识创新欲望,使企业朝着学习型组织的方向良性发展,最终使企业获得持久的竞争优势。

  三、总结
  由于建筑业属于传统行业,受原始工作方式的
影响较深,一些企业的决策者对信息技术和先进管理模式的重要性和作用还没有一个深刻的认识。信息化进展缓慢的原因表面上看来好象是施工企业的计算机应用水平较低,员工的素质普遍不高,企业管理不规范等。但实际上最深层的原因是企业决策者的管理观念没有转变,还没有危机感。信息化是一个较为新生的事物,其建设过程中难免会走些弯路,取得企业决策者的认同和全力支持,是信息化建设成功的关键一步。同时,在企业信息化实践中,还存在重硬件而轻视软件建设、重技术性设施而忽视信息源的组织与开发以及忽视用现代信息技术改造传统产业和促进知识创新等情况,可以看出很多人对信息化的认识还处于比较浅显的层面上。要真正发挥信息化建设的作用,企业必须认识到基于信息技术的知识扩散和创新的意义,认识到知识管理的重要性,并采取相应的管理措施,从而达到通过信息化来提高企业的核心竞争力,保持企业的竞争优势的目的。
 
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